Aturan Pelaksanaan Sertifikasi VLHH

Aturan Pelaksanaan VLHH

1. PENDAHULUAN

PT Mandiri Mutu Sertifikasi (selanjutnya disebut PT MMS) menyusun Aturan Pelaksanaan ini untuk dapat digunakan dalam kegiatan sertifikasi Verifikasi Legalitas Hasil Hutan sesuai dengan Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor 8 Tahun 2021 tentang Tata Hutan dan Penyusunan Rencana Pengelolaan Hutan, serta Pemanfaatan Hutan di Hutan Lindung dan Hutan Produksi dan Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi Legalitas dan Kelestarian.

Sistem sertifikasi PT MMS berdasarkan fakta-fakta pengamatan yang dilakukan oleh auditor, dan secara profesional para auditor akan menilai apakah setiap aturan PT MMS dan kriteria Verifikasi Legalitas Hasil Hutan (VLHH) telah dipenuhi oleh unit usaha yang disertifikasi. Dalam verifikasi legalitas hasil hutan PT MMS akan meminta agar seluruh prinsip, indikator dan verifier harus dipenuhi secara sempurna, kecuali verifier-verifier pada saat verifikasi dilakukan tidak bisa diverifikasi sehingga verifier tersebut menjadi verifier yang tidak dilakukan penilaian (Not Applicable).

2. RUANG LINGKUP

PT MMS telah merancang standar umum yang dapat digunakan di seluruh Indonesia untuk proses penilaian Verifikasi Legalitas Hasil Hutan (VLHH) dan Verifikasi Legalitas Hasil Hutan Kayu (VLHHK) dengan skema “mandatory” yang dikembangkan oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan sesuai peraturan yang berlaku, yaitu: (a) Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor 8 Tahun 2021 tentang Tata Hutan dan Penyusunan Rencana Pengelolaan Hutan, serta Pemanfaatan Hutan di Hutan Lindung dan Hutan Produksi; dan(b) Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi Legalitas dan Kelestarian, dimana terbagi atas 12 kriteria sebagai berikut :

3. KERAHASIAAN

PT MMS  bertanggung jawab atas kerahasiaan segala informasi yang dimiliki oleh klien yang digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam kegiatan sertifikasi, kecuali apabila informasi tersebut menjadi persyaratan mutlak untuk pemenuhan standar sertifikasi sebagaimana diatur di dalam ISO/IEC 17065:2018 tentang Conformity Assessment – Requirement For Bodies Certifying Products, Process and Services. PT MMS akan menginformasikan kepada klien, apabila untuk kepentingan hukum diperlukan informasi untuk diungkapkan kepada pihak ketiga. Klien akan diminta untuk menyediakan ringkasan tentang informasi rahasia yang akan diungkapkan tersebut.

4. KEORGANISASIAN

Apabila diperlukan, para pihak dapat meminta Struktur Organisasi PT MMS bersama uraian tugas dan tanggung jawabnya.

5. PERSYARATAN UMUM

Persyaratan umum untuk melakukan permohonan dan pendaftaran sertifikasi yang harus dipenuhi dan dipatuhi oleh klien diantaranya adalah:

1. Seluruh data dan informasi yang diperlukan untuk kegiatan sertifikasi, harus disediakan oleh klien.
2. Jika persyaratan-persyaratan yang diminta tidak dicukupi, PT MMS  akan memberitahukan kepada klien untuk menunda atau menghentikan proses sertifikasi.
3. Manakala pemohon telah melakukan tindakan perbaikan dalam batas waktu yang disepakati, apabila diperlukan PT MMS akan meminta biaya tambahan kepada pemohon untuk melakukan verifikasi hasil perbaikannya tersebut.
4. Jika pemohon gagal memenuhi tindakan perbaikan dalam batas waktu yang telah disepakati, PT MMS dapat meminta mengulangi proses sertifikasi dari awal dengan biaya sertifikasi penuh.
5. Sertifikat yang diterbitkan hanya berlaku bagi unit pengelolaan (tapak) yang dimohon, tertuang di dalam Form Aplikasi (Permohonan Sertifikasi), dan setelah dilakukan audit dinyatakan telah memenuhi seluruh persyaratan standar yang berlaku. Nama dan lokasi unit pengelolaan tercantum pada sertifikat VLHH yang diterbitkan.

6. PERMOHONAN SERTIFIKASI

Auditi yang akan mengajukan permohonan sertifikasi hendaknya telah melakukan persiapan-persiapan dengan cara mengukur diri sendiri hingga merasa yakin bahwa operasional perusahaan yang dilakukan telah memenuhi persyaratan yang diminta oleh standar. Cara yang lebih baik adalah menyiapkan standar yang telah dilengkapi dengan petunjuk penafsiran untuk pemenuhannya dan disosialisasikan kepada seluruh personil terkait. Pastikan juga bahwa standar telah dapat di implementasikan di seluruh area yang akan dimohon untuk sertifikasi.

Format dokumen Permohonan Sertifikasi dan Aplikasi Permohonan dapat didownload pada Website PT Mandiri Mutu Sertifikasi dengan alamat domain www.mandirimutusertifikasi.com dan atau dapat menginformasikan melalui email marketing@mandirimutusertifikasi.com untuk dapat meminta dikirimkan format permohonan sertifikasi. Manajemen PT MMS akan melakukan kajian penilaian dokumen bertujuan untuk memastikan kesesuaiannya dengan prinsip dan kriteria VLHH yang berlaku. Berdasarkan hasil kajian tersebut selanjutnya dilakukan penarikan kesimpulan dan rekomendasi atas hasil kajian permohonan. Rekomendasi dapat berupa proses sertifikasi VLHH dapat diteruskan atau tidak dengan mempertimbangkan potensial konflik dan kondisi serta kesiapan Auditee.

Apabila permohonan sertifikasi dapat ditindaklanjuti maka proses selanjutnya dilakukan pengiriman penawaran harga dan templat kontrak kerja dengan Auditee. Pembiayaan mengacu pada peraturan standar biaya penilaian yang berlaku. Setelah dicapai kesepakatan harga dan proses pembayaran dilakukan, bersamaan dengan permintaan dokumen dasar perusahaan, PT MMS akan membentuk tim audit dan memilih Ketua Tim Audit untuk memimpin penilaian sesuai prosedur PT MMS yang berlaku.

7. PELAKSANAAN PENILAIAN

Tim Audit yang ditunjuk oleh PT MMS datang ke lokasi Auditee. Auditee berkewajiban untuk menyediakan seluruh dokumen dan rekaman yang diperlukan dalam kegiatan penilaian utama. Auditee harus menunjuk seorang personil (Wakil Manajemen) yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses penilaian utama oleh PT MMS dapat dilaksanakan, serta memberikan kewenangan untuk melakukan hubungan komunikasi secara berkelanjutan dengan PT MMS. Ketua Tim Audit akan menghubungi Wakil Manajemen Auditee untuk mendiskusikan tanggal dan mekanisme penilaian lapangan, termasuk keperluan logistik dan akomodasi yang harus disediakan.

Tim penilai akan mengawali kegiatan penilaian dengan mengadakan Pertemuan Pembukaan (opening meeting) untuk berkenalan, menyampaikan tujuan, dan menyampaikan rencana proses penilaian, serta menunjukkan standar yang digunakan. Kemudian dilanjutkan dengan kegiatan tinjauan dokumen dan rekaman-rekaman untuk didiskusikan dan dilakukan verifikasi ke lapangan.

Selama penilaian, Tim akan melihat kesesuaian kinerja Auditee terhadap setiap kriteria dari standar yang digunakan. Pengkategorian temuan dalam Verifikasi Legalitas Hasil Hutan (VLHH) terdiri atas Memenuhi, Not Applicable (NA) dan Tidak Memenuhi. Pengkategorian tersebut memiliki arti yaitu:

> MEMENUHI

Apabila verifier yang dijadikan standar penilaian telah diterapkan dan di implementasikan dapat dikategorikan “MEMENUHI” dengan standar Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi Legalitas dan Kelestarian .

> Not Applicable (NA)

Apabila verifier yang dijadikan standar penilaian tidak wajib diterapkan dan diimplementasikan dapat dikategorikan “Not Applicable (NA)” dengan standar Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi Legalitas dan Kelestarian. Hal tersebut tidak sesuai dengan kondisi perusahaan.

> TIDAK MEMUHI

Apabila verifier yang dijadikan standar penilaian tidak diterapkan dan di implementasikan dapat dikategorikan “TIDAKMEMENUHI” dengan standar Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi Legalitas dan Kelestarian sehingga Auditi diberikan waktu 14 (empat belas) hari untuk dapat memperbaiki ketidaksesuaian sebelum habis waktu yang diberikan.

Hasil Audit Sementara akan di paparkan pada Pertemuan Penutup (closing meeting) yang dipimpin oleh Lead Auditor dengan dihadiri Pihak Auditee.

8. PENERBITAN SERTIFIKAT

Rekomendasi auditor tidak bersifat final, PT MMS hanya akan membuat keputusan sertifikasi setelah laporan auditor dikaji oleh Pengambil Keputusan. PT MMS akan melakukan pertimbangan terhadap komentar atau tanggapan dari Pengambil Keputusan. PT MMS akan berdiskusi tentang kategori temuan untuk tujuan penerbitan sertifikat dan menjelaskan beberapa kegiatan yang belum ditangani. Penetapan kategori temuan yang direkomendasikan oleh auditor dapat diubah sebagai hasil dari proses ini.

Selanjutnya setelah menyelesaikan hal di atas, PT MMS akan menyelesaikan laporan evaluasi sertifikasi dan melakukan penerbitan sertifikat. Laporan final akan disampaikan kepada PT MMS, dan akan diterbitkan invoice untuk pembayaran biaya sertifikasi yang tersisa.

9. PENGGUNAAN LOGO

Pelanggan yang telah mendapatkan sertifikat VLHH, berhak untuk menggunakan atau memasang Logo S-Legalitas Indonesia, antara lain pada produk kayu. Penggunaan tanda S-VLK ini akan diatur dalam kontrak tersendiri dengan mengacu pada peraturan yang berlaku.

10. PERUBAHAN MANAJEMEN AUDITEE

PT MMS melakukan penilaian sertifikasi berdasarkan Hasil Audit dokumentasi, dan pendapat Auditee, oleh karena itu setiap terjadi perubahan kebijakan, sistem, dan atau ruang lingkup, Auditee diharuskan untuk menginformasikan kepada PT MMS. Berdasarkan informasi tersebut, PT MMS akan menentukan perlu atau tidaknya melakukan Audit Khusus. Hal ini penting untuk menghindari pembekuan atau pencabutan sertifikat yang disebabkan oleh ketidaksesuaian fatal yang mungkin disebabkan oleh perubahan tersebut.

11. PENILAIAN BERKALA (SURVEILLANCE)

Bagi Auditee yang sudah mendapatkan sertifikat, maka untuk menjamin terimplementasinya sistem secara berkesinambungan, akan dilakukan pemeriksaan lapangan berkala (surveillance) sesuai ruang lingkupnya. Pelaksanaan Surveillance atau kegiatan Penilikan serupa dengan kegiatan penilaian lapangan. PT MMS akan menyampaikan rencana detail dan tanggal Surveillance kepada Auditi paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum habisnya masa waktu Surveillance dilaksanakan. Untuk pelaksanaan Surveillance, Auditee dikenakan biaya sesuai dengan yang tertuang di dalam Kontrak Surveillance dan harus dibayarkan paling lambat tujuh hari sebelum pelaksanaan. Auditee harus memelihara dan menyediakan seluruh rekaman terkait dengan operasional organisasi yang tercakup di dalam ruang lingkup sertifikasi dan dapat ditunjukkan kepada tim penilai PT MMS. Hasil Surveillance akan disampaikan kepada Auditee setelah proses Pengambilan Keputusan selesai.

12. PEMBAHARUAN SERTIFIKAT

Pembaharuan sertifikat (Re-Sertifikasi) akan dilakukan sesuai aturan Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi Legalitas dan Kelestarian di atas, dan akan dilakukan kegiatan penilaian lengkap sebagaimana penjelasan pada klausul 7 di atas. PT MMS akan menginformasikan persyaratan-persyaratan untuk dilakukan Re-Sertifikasi kepada Auditi pada saat kunjungan lapangan Surveillance terakhir.

13. PERLUASAN RUANG LINGKUP

Selama jangka berlaku sertifikat, bila dikehendaki, Auditee dapat mengajukan penambahan ruang lingkup dari yang sudah tertuang di dalam sertifikat dengan cara mengajukan permohonan kepada PT MMS dan mengisi lembaran permohonan sertifikasi sebagaimana dilakukan pada sub bab 6. Atas permohonan tersebut PT MMS akan melakukan penilaian lapangan secara khusus atau dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan Surveillance. Untuk kegiatan tersebut, Auditee dikenakan biaya penambahan ruang lingkup yang besarnya tergantung dari kondisi perluasan ruang lingkup yang dimohon. Sertifikat baru yang mencakup perluasan ruang lingkup akan diterbitkan apabila hasil penilaian lapangan menyatakan layak untuk diterbitkan sertifikat. Masa berlaku sertifikat yang telah diperluas ruang lingkupnya tersebut adalah sesuai dengan sisa waktu dari masa berlakunya sertifikat. Sertifikat yang terdahulu harus dikembalikan kepada PT MMS.

14. PUBLIKASI KEPEMILIKAN SERTIFIKAT

Auditee yang telah memiliki sertifikat berhak untuk mempublikasikan bahwa produk yang dihasilkannya diproses memenuhi prinsip dan kriteria VLHH sesuai dengan ruang lingkup yang tertuang pada sertifikat. Dalam setiap kesempatan promosinya, klien harus dapat memastikan produk mana yang terdaftar dan memenuhi persyaratan untuk diklaim sebagai produk bersertifikat dengan menerapkan sistem ketelusuran yang dimilikinya.

15. PENYALAHGUNAAN SERTIFIKAT

PT MMS memiliki sistem untuk memantau penggunaan sertifikat oleh Auditee. Maka bila terdapat Auditee yang terbukti menggunakan sertifikat yang tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam promosi-promosi, penulisan katalog, atau penggunaan lainnya, maka sertifikat Auditee akan dibekukan sementara, dicabut, ditindak secara hukum, dan atau dipublikasi atas pelanggarannya tersebut.

16. PEMBEKUAN SERTIFIKAT

Sertifikat Auditee dapat dibekukan sementara apabila terjadi namun tidak terbatas pada hal-hal sebagai berikut :

1. Sebagian lokasi pelanggan terkena bencana alam dan dinyatakan dapat mengganggu kelestarian sumber daya hutan (alam, tanaman) dan atau implementasi sistem legalitas kayu;
2. Perusahaan Pelanggan berada dalam proses pengadilan atas tuduhan perbuatan  melawan hukum;
3. Jika laporan ketidaksesuaian tidak ditindaklanjuti dalam waktu yang telah disepakati;
4. Dalam kasus penggunaan sertifikat dan/atau logo yang tidak sesuai, misalnya kesalahan dalam pencetakan atau promosi yang diikuti dengan tindakan memadai;
5. Jika terdapat pertentangan dengan Perjanjian Sertifikasi, Aplikasi Sertifikasi, Ketentuan Umum untuk Jasa Sertifikasi (termasuk dalam hal pembiayaan) dan atau aturan pelaksanaan PT MMS;
6. Menolak dilaksanakan penilikan setelah jatuh tempo;
7. Ketetapan yang menyatakan bahwa sertifikat ditangguhkan dan atau Ketetapan Komisi Ketidakberpihakan menyatakan bahwa sertifikat dibekukan.

Ketika terdapat keputusan untuk menangguhkan sertifikat, maka Direktur Utama atas pemberitahuan dari Pengambil Keputusan mengkonfirmasi pembekuan sertifikat secara tertulis kepada Auditee dengan alasannya. Surat Pemberitahuan Pembekuan tersebut untuk menjelaskan bahwa pelanggan tidak dapat diregistrasi lagi dan sertifikat ditangguhkan.

Pada akhir masa pembekuan sertifikat, Pengambil Keputusan bersama Tim Audit melakukan investigasi untuk pemenuhan atas temuan yang ada dan atau melakukan kunjungan penilikan tambahan terhadap perbaikan yang telah dilakukan. Masa Pembekuan Sertifikat paling lama adalah 3 (tiga) bulan terhitung sejak jatuhnya keputusan pembekuan. Semua biaya yang ditimbulkan atas Pembekuan dan atau penerbitan kembali sertifikat dibebankan kepada pelanggan dengan proses tertulis. Apabila tidak ada tindakan perbaikan oleh pelanggan maka sertifikat dapat dicabut.

17. PENCABUTAN SERTIFIKAT

Sertifikat Auditee dapat dicabut, apabila:

1. Auditee terbukti tidak melakukan tindakan perbaikan atas klausul 16 Pembekuan Sertifikat.
2. Auditee tidak membayar kewajiban finansial sertifikasi sebagaimana yang telah disepakati.
3. Auditee tetap tidak bersedia dilakukan penilikan setelah 3 (tiga) bulan sejak penetapan pembekuan sertifikat.

Ketika terdapat keputusan untuk pencabutan sertifikat, Direktur Utama atas pemberitahuan dari pengambil keputusan akan mengkonfirmasi secara tertulis kepada pelanggan dengan alasannya. Surat Pemberitahuan Pencabutan Sertifikat tersebut untuk menyatakan secara jelas bahwa pelanggan tidak dapat diregistrasi lagi.

18. PEMBATALAN SERTIFIKAT

Sertifikat dapat dibatalkan dalam kasus sebagai berikut :

1. Auditee tidak memohon untuk memperpanjang masa berlakunya sertifikat.
2. Apabila Auditee menutup usahanya.

19. BIAYA SERTIFIKASI

Perincian biaya sertifikasi akan diajukan dan disampaikan kepada klien, dimana besarnya biaya akan sangat tergantung dari ruang lingkup klien yang tertuang di dalam form aplikasi yang dikirimkan. Klien dapat dikenakan biaya tambahan apabila terdapat kondisi yang dianggap perlu untuk melakukan kegiatan tambahan (misalnya verifikasi ketidaksesuaian) di luar kegiatan yang tertuang di dalam kontrak kerja, baik terjadi sebelum ataupun selama masa sertifikasi berlaku, antara lain :

1. Pengulangan penilaian terhadap sebagian atau seluruh elemen yang tidak memenuhi persyaratan pada saat dilakukan Assessment terdahulu.
2. Tambahan kegiatan akibat terjadinya pembekuan, pencabutan, atau penambahan ruang lingkup sertifikasi.
3. Penilaian kembali karena adanya perubahan dalam sistem manajemen Auditee.

20. PENGADUAN DAN PERSELISIHAN

Auditi dapat mengajukan pengaduan keberatan apabila tidak puas atau terdapat kekurang sepahaman terhadap Laporan Hasil Sertifikasi. Pengaduan harus dilakukan secara tertulis ditujukan kepada PT MMS, paling lambat 14 hari sejak laporan penilaian diterima oleh Auditee.